Sinds 1 januari 2026 kan uw kmo geen gewone PDF- of papieren factuur meer sturen naar een andere Belgische professional. Elke btw-plichtige onderneming die in België gevestigd is, moet voortaan haar facturen tussen professionals (B2B) versturen en ontvangen in het gestructureerde elektronische formaat, via het Peppol-netwerk. Dat is geen optie of aanbeveling meer: het is de enige factuur die wettelijk conform is.

Deze verplichting vloeit voort uit de wet van 6 februari 2024, die deze vereiste in het btw-Wetboek heeft ingeschreven, later verduidelijkt door het koninklijk besluit van 8 juli 2025. Volgens de FOD Financiën moet de factuur voldoen aan de Europese norm EN 16931 en standaard via het Peppol-netwerk circuleren. Een PDF die per e-mail wordt verstuurd, hoe leesbaar ook, voldoet niet meer aan de verplichting.

Voor een zelfstandige of een kleine structuur lijkt de verandering administratief, maar ze is vooral operationeel. Goed aangesloten laat de elektronische facturatie u tijd winnen en maakt ze uw betalingen betrouwbaarder. Slecht voorbereid blokkeert ze uw inkomsten en stelt ze u bloot aan boetes. Het goede nieuws: het is precies het soort stroom dat zich leent tot automatisering.

Wat er concreet verandert sinds 1 januari 2026

Het centrale idee: een factuur is niet langer een document dat de mens leest, maar een gegeven dat de software onderling uitwisselt. Het gestructureerde formaat (Peppol BIS, conform de norm EN 16931) laat uw boekhouding en die van uw klant toe de factuur automatisch te verwerken, zonder herinvoer.

Wie is betrokken, en wie niet

De verplichting geldt voor B2B-verrichtingen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Als u aan andere in België gevestigde professionals factureert, bent u betrokken, zowel voor het versturen als voor het ontvangen. Verkopen aan particulieren (B2C) vallen in dit stadium niet onder de regeling.

De FOD Financiën voorziet enkele uitzonderingen: btw-plichtigen in faling, verrichtingen die vrijgesteld zijn op grond van artikel 44 van het btw-Wetboek, niet-inwoners zonder vaste inrichting in België, en btw-plichtigen onder de forfaitaire regeling (vrijgesteld tot uiterlijk 1 januari 2028). Buiten die gevallen geldt de regel voor iedereen, ook voor de kleinste structuren.

Een PDF-factuur volstaat niet meer

Dat is het punt dat de meeste bedrijfsleiders verrast. U mag nog altijd een PDF of papier als aanvulling versturen, voor het leescomfort, maar het heeft alleen geen wettelijke waarde meer. De factuur die telt, is de gestructureerde versie die via Peppol passeert. Concreet: als u alleen in PDF blijft factureren, zijn uw facturen niet conform en kan uw klant weigeren ze te verwerken.

Hoe het Peppol-netwerk werkt

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is een gedecentraliseerd netwerk waarop ondernemingen gestructureerde documenten uitwisselen. Men vergelijkt het vaak met een beveiligde postdienst tussen softwaretoepassingen: u kent de servers niet waarlangs de factuur passeert, maar ze komt bij de juiste bestemmeling aan, in het juiste formaat.

Om het te gebruiken, gaat u via een toegangspunt (Access Point), doorgaans geleverd door uw facturatie- of boekhoudsoftware. U hoeft geen server te installeren en geen technische kennis te verwerven: uw tool maakt verbinding met het netwerk, verstuurt uw facturen en haalt die van uw leveranciers op. De rol van een partner zoals NTO Digital is te controleren dat uw keten (offertes, facturen, boekhouding, inning) correct op dat netwerk is aangesloten en dat er niets verloren gaat tussen twee tools.

Dat is het rechtstreekse verlengstuk van wat we in 2025 al uitlegden over het belang van uw offertes, facturen en herinneringen automatiseren: de wettelijke verplichting versnelt alleen maar een beweging die sowieso tijd deed winnen.

De overgang automatiseren zonder uw avonden eraan te besteden

De overgang speelt zich minder af op het technische vlak dan op de organisatie. Dit zijn de stappen die tellen:

1. Controleer uw huidige software. De meeste Belgische facturatieoplossingen bevatten al een Peppol-toegangspunt. Bevestig dat de uwe verstuurt EN ontvangt in het gestructureerde formaat, niet alleen in PDF.

2. Registreer uw onderneming op Peppol. Dat is de voorwaarde om bereikbaar te zijn voor uw klanten en leveranciers. Uw software of uw boekhouder regelt dit meestal.

3. Verbind uw tools met elkaar. Als uw offertes, uw facturatie en uw boekhouding in verschillende toepassingen leven, is dat waar de gegevens verloren gaan. Uw tools verbinden om te stoppen met alles manueel over te typen vermijdt dubbele invoer en fouten.

4. Test met een echte klant. Stuur een eerste gestructureerde factuur naar een vertrouwde partner en controleer of ze correct aankomt en verwerkt wordt voor u veralgemeent.

5. Automatiseer de herinneringen. Een gestructureerde factuur die sneller aankomt, is een factuur die sneller betaald wordt, op voorwaarde dat u ook de opvolging van de betalingen aansluit.

Wat het kost, en wat de Staat terugbetaalt

Aangename verrassing: de Staat heeft een fiscale stimulans voorzien om de inbreng in conformiteit te verzachten. Volgens de informatie van hub.brussels kunnen kmo's genieten van een verhoogde fiscale aftrek tot 120% van de kosten verbonden aan het invoeren en gebruiken van elektronische facturatie, voor de belastingjaren 2024 tot 2027. Met andere woorden, een deel van uw investering in goede software of in begeleiding komt terug in de vorm van een fiscaal voordeel.

Omgekeerd kost niets doen duur. Het koninklijk besluit van 8 juli 2025 legt progressieve boetes vast: volgens hub.brussels 1 500 euro voor een eerste inbreuk, 3 000 euro voor de tweede, en 5 000 euro voor de volgende. Daar komt een sluipender risico bij: het verlies van het recht op btw-aftrek op niet-conforme facturen, dat veel zwaarder kan wegen dan de boete zelf.

De rekening is snel gemaakt. De kost van een propere inbreng in conformiteit, deels aftrekbaar, staat in geen verhouding tot de opeenstapeling van boetes en niet-recupereerbare btw.

Veelgestelde vragen

Ik ben zelfstandige in natuurlijke persoon, ben ik echt betrokken?

Ja, zodra u btw-plichtig bent en factureert aan andere in België gevestigde professionals. De omvang van de structuur speelt geen rol. Alleen de bijzondere regelingen (forfaitairen, vrijgestelden artikel 44, falingen) genieten van een uitstel of een vrijstelling.

Mag ik naast de Peppol-factuur nog een PDF blijven versturen?

U mag een PDF als aanvulling versturen voor het comfort van uw klant, maar hij heeft alleen geen enkele wettelijke waarde. De officiële factuur is de gestructureerde versie die via Peppol wordt verstuurd. De PDF alleen maakt u niet conform.

Wat gebeurt er als mijn klant nog niet klaar is om Peppol te ontvangen?

De verplichting geldt sinds 1 januari 2026 voor beide partijen: uw Belgische btw-plichtige klant moet ook gestructureerde facturen kunnen ontvangen. In de praktijk hebben de meeste boekhoudpakketten zich aangepast. Als een partner talmt, is het het goede moment om samen uw respectieve instellingen te controleren.

Hoeveel tijd kost de concrete invoering?

Als uw software Peppol al beheert, telt de activering in uren: registratie, instellingen, test. Het echte werk is uw tools proper met elkaar verbinden om dubbele invoer te vermijden. Daar doet een begeleiding de meeste tijd winnen.

Prioritair actieplan

1. Bevestig uw conformiteit: controleer of uw software verstuurt en ontvangt in het gestructureerde Peppol-formaat, niet alleen in PDF.

2. Registreer u op Peppol: maak uw onderneming bereikbaar voor uw klanten en leveranciers.

3. Breng uw tools in kaart: lijst op waar uw offertes, facturen en boekhoudkundige boekingen ontstaan, en spoor de manuele herinvoer op.

4. Automatiseer de verbindingen: verbind die tools om dubbele invoer te schrappen en de gegevens betrouwbaarder te maken.

5. Activeer de fiscale aftrek: documenteer uw kosten om te genieten van de verhoogde aftrek die tot het belastingjaar 2027 voorzien is.

De elektronische facturatie is niet zomaar een bijkomende verplichting: het is de gelegenheid om administratieve stromen die te veel Belgische kmo's nog manueel bijhouden, één keer voorgoed op te schonen. De structuren die de verplichting als startpunt van een echte automatisering nemen, winnen er tijd mee die ze anders nooit zouden terugkrijgen.

Wilt u uw facturatie op Peppol aansluiten zonder er uw weekends aan te besteden? Wij helpen Belgische kmo's om hun administratieve stromen proper te automatiseren: laten we uw situatie bespreken.